Arbejdsgangsanalyser kan bruges til at kortlægge og analysere en proces, der skal forbedres. I arbejdsgangsanalysen defineres og beskrives alle trin og aktører i processen fra start til slut (fra input til output). Resultatet af analyserne er ofte, at man kan identificere overflødige aktiviteter, uhensigtsmæssige overgange, tidskrævende procedurer, usikre skift eller andre problemer i processen.

En arbejdsgangsanalyse er derfor ofte en relevant aktivitet tidligt i forbedringsarbejdet, der giver viden om processen og det system eller de systemer, som processen er en del af.

Ofte har man på forhånd en opfattelse af, hvordan arbejdsgangen ser ud, men denne har ikke altid hold i virkeligheden. At forstå nuværende praksis er afgørende for at kunne forbedre den.

Der skelnes mellem tre forskellige versioner af den samme arbejdsproces;

  • Processen, som den er defineret og dokumenteret. Det er processen, som den eksempelvis beskrives i gældende retningslinjer.
  • Processen, som den rent faktisk forløber i praksis. Det er denne proces, vi kortlægger i en arbejdsgangsanalyse.
  • Processen, som vi ønsker, den skal være. Her kan vi også anvende arbejdsgangsanalysen til at drøfte, hvordan processen bliver optimal.

Der findes flere redskaber og begreber inden for arbejdsgangsanalyse (se fx Langley et al 2009, s. 410-417);

  • Flowdiagrammer eller flowcharts: Giver et visuelt overblik over arbejdsgangen og kan medvirke til at besvare forbedringsmodellens tre spørgsmål. Redskabet kan sætte en ramme for forbedringsarbejdet, hjælpe til at konkretisere dataindsamlingen og identificere oplagte forbedringer.
  • Værdistrømsanalyser: Er en type flowdiagram, der særligt kendes fra LEAN. Her kigges både på processers og materialers vej gennem systemet.
  • Causal loop diagram (årsagsanalysediagram): Er en type flowdiagram, der fokuserer på sammenhængen mellem elementerne ved at tilføje pile, der viser, hvordan et element påvirker et andet. Særligt velegnet i komplekse systemer.
  • A linking of processes: Her forbindes flowdiagrammet med det system, hvori arbejdsgangen finder sted.

Eksempel: Arbejdsgangsanalyser i form af rutediagrammer er blevet anvendt i bl.a. Operation Life og på forbedringsvejlederuddannelsen i Region Midtjylland. Det er muligt at finde eksempler og skabeloner til brug i word eller Libre Office på forbedringsvejleder-wikien

Referencer